Cinq conseils aux PME pour accélérer leur digitalisation

Qu’est-ce que la digitalisation ?

La transition digitale est un processus qui vise à intégrer l’usage des technologies de l’information et de la communication dans les entreprises. Choisir de prendre le virage du numérique permet à une société de gagner en souplesse et d’optimiser son efficacité et sa productivité. Pourtant, seules 43 % des PME considèrent que l’accélération de leur transformation digitale est un enjeu important, tandis que 61 % d’entre elles estiment que cette transformation se limite à la création d’un site Internet, selon France Numérique.

Or, l’introduction des technologies dans le milieu de l’entreprise a conduit à des mutations de l’organisation du travail, de la coopération ou encore des développements du management et des compétences. Pour mieux anticiper ces changements et réussir sa digitalisation, il est nécessaire d’établir des objectifs clairs et de bien comprendre ses enjeux.

1. Avoir une vision stratégique

La première étape pour enclencher la digitalisation de sa PME est de comprendre quel est l’objectif final derrière cette transition. En effet, ce processus implique de nombreux changements au sein de l’entreprise. Il faut définir une vision globale et viable qui pourra justifier la numérisation des outils de travail et remporter le soutien de l’ensemble des collaborateurs.

Pour être efficace, il faut donc savoir quels objectifs sert cette transition et dessiner un plan d’action numérique en identifiant les structures déjà existantes au sein de l’organisation et les domaines qui ont des marges de progression : une transformation numérique réussie passe d’abord par une stratégie et ensuite par des outils technologiques. Une fois cette vision claire, posez-vous les bonnes questions : quelles solutions vont me permettre de réaliser ces ambitions ? Quels partenaires vont pouvoir m’accompagner ? Il s’agit de commencer par de petits cas d’usages en voyant grand, afin de peaufiner son approche.

2. Former les équipes en prenant son temps

Une bonne digitalisation est aussi synonyme de formation. Cela ne suffit pas de comprendre pourquoi cette transition est utile et nécessaire, il faut que les collaborateurs se sentent impliqués dans cette aventure. La digitalisation permet, sur le long terme, le développement global de l’entreprise, mais aussi une fluidification de la gestion courante et de la communication interne et une augmentation de la productivité.

Autant d’objectifs qui peuvent faciliter la vie des équipes au quotidien et devenir une motivation pour la formation au digital. Une fois ces outils maîtrisés techniquement, l’efficacité opérationnelle n’en est qu’améliorée. Des formations sur moyen terme comme la visioconférence, l’e-learning ou le MOOC sont entrées dans les usages et permettent une transition progressive et immersive des équipes, qui doivent être parties prenantes de cette transformation. L’opposition entre IT et métiers, c’est bel et bien fini !

3. Mettre à profit ses données

Le processus de digitalisation conduit à l’obtention d’un ensemble de données qui vont permettre de mesurer quelques-uns des indicateurs clés de performance (KPI) pour mieux sonder l’impact de ses actions et décisions. Le recueil, traitement, stockage et analyse des données est une étape clé pour bien réussir sa transition numérique.

En parallèle, la mise à profit des données, selon l’envergure de votre entreprise, pourra être à l’origine de questionnements sur votre modèle numérique : faut-il passer à un modèle entièrement cloud, on-premise ou hybride ? En fonction de votre activité, la réponse à cette question est essentielle.

Il est également important de sécuriser ses données en choisissant un protocole adapté pour protéger ses ressources de cyberattaques. La CCI propose un guide pour accompagner les entreprises et garantir leur conformité. Protéger ses données permet de mieux les exploiter pour développer au mieux sa société.

4. Automatiser les processus et découvrir de nouveaux outils

La digitalisation permet d’améliorer les performances de l’entreprise. L’automatisation de certains processus peut permettre un gain de temps précieux aux équipes. Grâce à la RPA (robotic process automation), l’organisation gagne en efficacité et en innovation.

Par exemple, les ressources humaines pourront gérer automatiquement les fiches de paie, les demandes de congés ou le traitement des relevés de note. L’intégration de ces nouveaux processus, selon leur niveau de complexité technologique, peuvent ou doivent être accompagnés par un partenaire. Et, surtout, ils doivent s’intégrer dans la stratégie décidée au préalable.

5. Test & learn : agilité et anticipation

Il semble évident que la transition digitale implique de nombreux changements, aussi bien dans la structure que dans la stratégie établie. Entre le plan envisagé et la réalisation de ce projet, il faut considérer certains ajustements qui surgiront en cours de route : faire preuve d’agilité, c’est essentiel dans un monde tout-numérisé.

S’il faut du temps pour se former, il faut également prendre le temps de tester ces protocoles pour s’assurer de leur adéquation avec la culture et les pratiques de l’entreprise. Encore une fois, les collaborateurs jouent un rôle majeur dans la mise en test de cette transformation.

Amorcer sa transition numérique peut être un challenge effrayant, en particulier pour les plus petites entreprises. Toutefois, si celle-ci est planifiée correctement, avec une vision d’ensemble précise et avec des objectifs commerciaux clairs, elle permettra à l’entreprise de passer à un nouveau stade de son développement – et faire grandir les compétences des collaborateurs !

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